Как защитить документ word – компьютерные советы

Способы защиты документа Word

В формате Word хранятся миллиарды файлов, среди которых есть и документы с конфиденциальным содержанием. Поэтому нет ничего удивительного в том, что среди встроенных инструментов офисного приложения есть несколько удобных функций, позволяющих запретить доступ к тексту третьим лицам. 

Защита строится следующим образом: пользователь, являющийся владельцем файла, ставит пароль. При открытии документа приложение (Word, LibreOffice, Google Docs и другие) потребует ввода пароля. Пока пользователь не укажет ключ доступа, файл не будет открыт, а текст, содержащийся в нем, никто не прочитает.

Установка пароля

Если у вас версия Word 2007 года, то вам нужно нажать на кнопку «Office», что находится в левом верхнем углу.

  1. Раскройте раздел «Подготовить».
  2. Выберите «Зашифровать документ».
  3. Введите ключ безопасности два раза (второй нужен для подтверждения пароля).

Код доступа чувствителен к регистру, поэтому убедитесь, что не была нажата клавиша Caps Lock или Shift.

В версии Word 2003 года та же операция проделывается через меню «Сервис», где есть раздел «Параметры» с подразделом «Безопасность».  В Word 2010 сохранена кнопка «Office», однако раздел «Подготовить» заменен на вкладку «Защитить», в которой есть пункт «Зашифровать паролем».

Удаление пароля

Если вам больше не нужно защищать содержимое документа, можете также легко и быстро снять с него пароль:

  1. Запустите файл и введите код доступа для его открытия.
  2. Нажмите кнопку «Office».
  3. Перейдите на вкладку «Подготовить» («Защитить документ» в Word 2010).
  4. Выберите «Зашифровать документ».
  5. Удалите пароль из строки и нажмите «Ок».

В версии Word 2003 года те же действия производятся через меню «Сервис» в разделе «Параметры». Удалите ключ из пункта «Безопасность» – и документ будет открываться без проверки пароля.

Запрет редактирования

Если вам нужно, чтобы документ могли открывать другие пользователи, но возможность внесения изменений была только у вас, то поставьте ограничение на редактирование. В Word 2007:

  1. Откройте вкладку «Рецензирование».
  2. Нажмите «Защитить документ».
  3. Выберите в появившейся справа панели режим ограничения.

Есть два вида ограничений – на форматирование и редактирование. В первом вы можете ограничить набор разрешенных стилей, во втором – полностью запретить какое-либо редактирование документа.

Пользователь, открывший файл, может лишь ознакомиться с его содержимым, но удалить что-то или заменить у него не получится.

  1. Выберите режим редактирования.
  2. Нажмите кнопку «Да, включить защиту».
  3. Введите и подтвердите пароль.

Отключается защита таким же образом: вы переходите на вкладку «Рецензирование», запускаете опцию «Защитить документ» и нажимаете «Снять защиту». После ввода пароля ограничение на форматирование и редактирование будет снято.

В версии 2003 года функция располагается в меню «Сервис», где есть пункт «Защитить документ».

Пометить как окончательный

Если вы собираетесь открыть к текстовому файлу общий доступ и беспокоитесь, что кто-то случайно внесет в него изменения, то можно пометить документ как окончательный. Эта функция не является средством обеспечения безопасности, так как поменять статус документа может любой пользователь, открывший файл.

Кроме того, пользователям будет сообщено, что рассматриваемый документ является окончательной версией.

  1. Нажмите кнопку «Office».
  2. Раскройте раздел «Подготовить».
  3. Нажмите «Пометить как окончательный».

Внизу появится небольшой значок, уведомляющий, что документ помечен как окончательный. Все инструменты редактирования станут неактивными; файл же будет доступен только для чтения.

Обход защиты

Если есть методы установки пароля, то должен быть и способ его снять. С «правильным» отключением ограничений мы разобрались; но если вы забыли код доступа, то придется прибегнуть к нечестным методам:

  1. Поменяйте расширение файла с «docx» на «zip».
  2. Вытащите из полученного архива файл settings.xml (в папке «word»).
  3. Откройте файл и удалите из него сведения

Источник: http://mysettings.ru/komputer-i-notebook/programmy-i-servisy/kak-zashhitit-dokument-word.html

Как защитить документ паролем

Здравствуйте Друзья! В предыдущих статьях мы с вами научились делать архивы с паролем и взламывать их. В этой статье разберемся как защитить документ Microsoft Word паролем. Для этого нам не нужно никаких дополнительных программ. Защита документа обеспечивается функциями самого документа (как в архиве) и может различаться.

Можно (и это самый надежный способ) защитить документ полностью паролем. То есть при открытии будет требоваться пароль и если он будет введен не правильно или не введен, то документ не откроется. Можно защитить документ от редактирования, то есть без ввода пароля пользователь не сможет добавить или изменить информацию в документе.

Есть еще одни вариант защиты о котором расскажу в конце, а так же расскажу как можно обойти эту защиту.

Как зашифровать документ Microsoft Word паролем

Самая надежная защита это требование пароля на открытие документа. Делается это следующим образом. Переходите на вкладку Файл, выбираете раздел Сведения в поле Разрешения нажимаете Защитить документ. Из выпадающего списка выбираете Зашифровать паролем

Появится окошко для ввода пароля. Задаете пароль, желательно хороший (латинские буквы в нижнем и верхнем регистре + цифры + специальные знаки, если добавите еще и буквы в русской раскладке будет еще лучше), не меньше 8 знаков. Нажимаете ОК

Появляется такое же окошко с требованием повторить ввод пароля. Повторяем и жмем ОК

Поле Разрешение принимаем следующий вид

Теперь без пароля этот документ не открыть.

Пароль рекомендуют куда-то записать иначе если его забудешь, то придется прибегнуть к платным программам для восстановления. Так же это займет очень много времени. (Зависит от сложности пароля и от мощности процессора и вашей видеокарты).

Защита документа от редактирования

Например вам нужно что бы документ могли открыть, но не могли изменить. На изменение документа можно также поставить пароль, без которого ничего не получиться. Идем на вкладку Файл > Сведения > Разрешения. Нажимаем кнопку Защитить документ и выбираем Ограничить редактирование

В правой части открывается поле Ограничить форматирование и редактирование документа. Нас интересует раздел 2. Ограничения на редактирование. Из выпадающего списка выбираем только чтение

Затем спускаемся в вниз и жмем кнопку Да, включить защиту

Вводим пароль два раза и нажимаем ОК.

Поле справа принимаем следующий вид

Теперь для внесения изменений в этот документ требуется отключить защиту введя правильный пароль

Если с паролем ошиблись увидите предупреждение

Таким образом можно ограничить редактирование этого документа.

Из этого положения можно найти выход скопировав содержимое в другой документ и внеся требуемые поправки. Но, это уже будет другой документ. Что бы пресечь копирование таким образом, можно прибегнуть к третьему варианту.

Как защитить документ от копирования

Идем по уже знакомому пути Вкладка Файл > Сведения > Разрешения. Нажимаем кнопку Защитить документ и выбираем Ограничить редактирование

В появившимся поле справа в разделе 2. Ограничения на редактирования из выпадающего списка выбираете Ввод данных в поля форм

Нажимаете на кнопку внизу Да, включить защиту

Появляется уже знакомое вам окошко с требованием ввести пароль и подтверждение. После этого документ будет защищен от копирования. Невозможно будет выделить и скопировать какой-либо кусок текста.

Выше рассмотрели три способа защиты документа Microsoft Word: защита на открытие и просмотр документа, защита от редактирования документа и защита от копирования. Выбирайте что вам необходимо и защищайте свою информацию.

Способы обхода защиты документа

С защитой разобрались самое время рассмотреть способы ее обхода.

Сразу скажем, что если документ требует при открытии пароль, то обойти такую защиту не получиться. Только подбор пароля с помощью специализированных программ. Это займет время в зависимости от сложности пароля.

Рассмотрим способ обхода защиты от изменения документа и от копирования. Есть одна поправка. Это сработает с документами сделанным в Microsoft Word 2007 и старше. То есть для документов с расширением docx

Сделать нужно следующее:

  1. Меняете расширение документа на zip
  2. Открываете полученный архив и вытаскиваете из него файл settings.xml
  3. Открываете на редактирование settings.xml и убираете из него информацию 

Источник: https://youpk.ru/kak-zashhitit-dokument-parolem/

Как защитить файл?

Порою у пользователей ПК появляется потребность в том, чтобы защитить файл паролем. Рассмотрим несколько возможных способов защиты файлов.

Архивирование файла

Чтобы защитить файлы, их можно упаковать в архив и установить на него пароль. Данный метод очень прост, его можно использовать практически на каждом ПК, да и расширение файла не играет роли.

С целью архивирования и установки пароля можно воспользоваться одной из наиболее простых и распространенных программ – WinRAR:

  1. Выберите документ, на который нужно поставить пароль, и нажмите правую клавишу мышки. В открывшемся окошке нажмите «Добавить в архив».
  2. Откройте вкладку «Дополнительно» и выберите пункт «Установить пароль».
  3. В окошке ввода пароля его необходимо ввести дважды. Невзирая на то, что файлы защищены паролем, их названия будут видны во время просмотра архива. Таким образом, если вы не хотите допустить этого, рекомендуется установить отметку «Шифровать названия файлов».
  4. Подтвердите сохраненные изменения и нажмите «ОК».
  5. Укажите место, куда нужно сохранить архив. Для этого нужно перейти на вкладку «Общие» и поменять его местоположение.

Данный архив можно будет переместить на карту памяти, оставить для общего обозрения на ПК, пересылать через интернет и не волноваться о том, что кому-то удастся просмотреть его содержимое.

Во время попытки распаковать архив пользователь увидит сообщение о том, что нужно ввести пароль.

Чтобы в дальнейшем распаковать представленный архив, потребуется наличие на персональном компьютере архиватора WinRAR.

Защита файла от удаления

Атрибут «Только чтение»

Чтобы защитить файл от удаления, нужно выставить у него соответствующий атрибут «Только чтение».

  1. Для этого надо нажать правой кнопкой мышки на папке, где хранится данный файл.
  2. В появившемся окошке нужно выставить галочку рядом с надписью «Только чтение». Нажать «ОК» и выбрать пункт «Применять ко всем вложенным файлам».
Читайте также:  Как охладить видеокарту - компьютерные советы

Если вы все сделали правильно, то всякий раз, когда вы предпримите попытку удалить папку, то система будет выводить окошко на подтверждение удаления любого файла из данной папки.

FolderGuardPro

Если вы опасаетесь, что ваши файлы кто-то может случайно удалить, то воспользуйтесь утилитой FolderGuardPro:

  1. Запустите ее и в соответствующем окошке выберите тот файл, который нужно защитить от удаления.
  2. Придумайте пароль доступа к указанному документу. В дальнейшем подтвердите запуск защиты, указав соответствующий пункт в окошке.
  3. Если вы желаете, чтобы защита папки включалась всякий раз во время запуска ОС, то выделите в новом окошке пункт «Запускать защиту во время загрузки Windows». Нажимаем «Готово».

Защита файла от редактирования

Если вы хотите, чтобы какой-либо текстовый документ можно было открыть, но нельзя было отредактировать, можно установить специальный пароль:

  1. В документе Microsoft Word переходим на вкладку «Файл».
  2. Выбираем «Сведения» и «Разрешения».
  3. Жмем «Защитить документ» и указываем пункт «Ограничить редактирование». Через секунду в правой части появится поле «Ограничение редактирования и форматирования документа».
  4. Из выпадающего списка выбираем «Только чтение».
  5. Теперь опускаемся вниз и нажимаем кнопку «Включение защиты». После этого можно ввести пароль (данную процедуру необходимо повторить дважды) и нажать «ОК».

Таким образом вы сможете защитить файл от редактирования.

Защита файла от копирования

  1. Чтобы защитить файл от копирования в Microsoft Word, необходимо выбрать меню «Файл», потом нажать «Сведения» и «Разрешения».
  2. Теперь нужно выбрать пункт «Защитить документ» и «Ограничить редактирование документа».
  3. Если вы все сделаете верно, то появится небольшое окно, в котором пользователь сможет ввести пароль и подтвердить его. Теперь документ получит надежную защиту от копирования. Другие пользователи не смогут выделять и копировать какие-либо части этого документа.

Источник: https://elhow.ru/programmnoe-obespechenie/raznye-voprosy-pro-po/rabota-s-fajlami-i-papkami/kak-zaschitit-fajl

Защита документов Word. Обзор возможностей

Читая различные русскоязычные конференции, так или иначе затрагивающие “офисную” тематику, я часто натыкаюсь на одни и те же вопросы пользователей о способах защиты созданных ими документов Word. Несмотря на то, что существуют достаточно подробные ответы, вопросы задаются вновь и вновь.

В этой статье я опишу известные и часто применяемые способы защиты документов Word.

Самый простой способ защитить свой документ – это задать пароль на открытие файла и/или на его изменение. Зайдите в меню Сервис и выберите команду Параметры. Откроется диалоговое окно, в котором следует перейти на вкладку Безопасность.

Если задать пароль на открытие документа, то собственно при попытке открыть этот документ будет выведено окошко запроса пароля. Такое же окошко будет выведено и в случае, если вы задали пароль на внесение изменений в файл, правда с одним отличием – вы все-таки сможете открыть документ, но лишь в режиме только для чтения.

Понятно, что говорить о какой-то серьезной защите ваших данных в этих случаях не приходится. Пароль можно подобрать какой-нибудь специализированной программой, а файл, открытый в режиме только для чтения, сохранить под другим именем.

Впрочем, все зависит от целей пользователя, планирующего защитить свой документ.

Второй момент, на что следует обратить внимание при защите документа – пароль. Точнее, его придумывание. Конечно, можно придумать очень длинный и содержащий все известные символы пароль. Можно также воспользоваться специальными программами-генераторами паролей.

Можно еще усложнить задачу потенциальному вору ваших данных, усилив защиту документа шифрованием пароля. По умолчанию используется простой алгоритм шифрования. Но вы можете выбрать более сложный и совершенный тип шифрования, если на той же вкладке Безопасность окна параметров документа нажмете на кнопку Дополнительно.

Другой, очень похожий способ защиты данных документа, состоит в установке запрета на любые изменения в документе, кроме внесения исправлений в документ, вставки примечаний, ввода данных в поля форм. В меню Сервис выберите команду Установить защиту. Откроется диалоговое окно, как на скриншоте ниже (для версии Word 2002):

В этом окне вы можете установить запрет на все изменения в документе, кроме вышеперечисленных действий.

В версии Word 2003 возможности защиты документа расширены и улучшены. Вместо диалогового окна Защита документа в правой части рабочего окна редактора будет выведена область задач Защита документа.

C помощью доступных опций в области задач вы сможете ограничить пользователей в их попытках изменить форматирование документа, редактировать документ. Для того, чтобы ваши запреты вступили в силу, необходимо в области задач нажать кнопку Включить защиту. Вам будет предложено ввести пароль. А при всякой попытке пользователя выключить защиту документа, данный пароль будет запрашиваться.

Другая интересная возможность в сфере защиты документов касается ваших личных данных. Не секрет, что при создании документов в них сохраняются имена авторов или редакторов документа, данные о совместной работе, какая-то иная скрытая в документе информация.

Стандартными средствами Word можно избавиться лишь от личных сведений, сохраняемых в свойствах файла. шные данные остаются неизменными в документе.

Для таких случаев корпорацией Microsoft была разработана специальная программа, позиционируемая как Надстройка Office 2003/XP: средство удаления скрытых данных. Об этой программе журнал Компьютерра-Онлайн рассказывал в марте 2005 года.

Найти и загрузить эту программу можно с официального сайта Microsoft.

О том, как защитить от нежелательных изменений данные в шаблонных формах, очень подробно рассмотрено в материале Надежды Баловсяк.

Говоря о защите документов и данных в нем, следует рассказать также и о существующих способах получения доступа к ним. ш не всегда эти способы являются незаконными. Бывали ситуации, когда создатель документа так увлекался его защитой, что уже и сам не помнил установленного им на документ пароля. В таких случаях на помощь приходят специализированные программы.

Наиболее известной в этом плане считается программа Advanced Office Password Recovery (AOPR), разработанная известной (благодаря PR-скандалу) компанией Элкомсофт. Эта программа служит для восстановления потерянных паролей к документам Microsoft Office 95/97/2000/XP/2003.

Другая подобная программа – Advanced Office Password Breaker – позиционируется этими же разработчиками как программа, которая обеспечивает “гарантированное вскрытие документа независимо от сложности пароля и его длины”. Смелое заявление, особенно учитывая стоимость названных программ – от 700 рублей.

В любом случае, нахождение забытого пароля может занять достаточно долгий срок: от часа до нескольких недель. А если у вас еще и компьютер “не первой свежести”, то нужно иметь такую вескую причину открыть запароленный документ, что время не будет играть для вас никакой роли. В чем я очень сильно сомневаюсь.

Вывод: если уж вы устанавливаете парольную защиту на свои документы, то запишите ваш пароль или сохраните его в специализированной программе, чтобы потом в случае провала памяти вам не пришлось бы горевать об утрате ваших данных.

Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:

Источник: http://wordexpert.ru/page/zaschita-dokumentov-word-obzor-vozmozhnostey

Защита документов Word | Защита информации

07.10.2015

Microsoft Word является текстовым редактором, который наиболее популярный в мире. Такой успех объясняется огромной функциональностью этого редактора и удобность его реализации. Также этот редактор имеет свою систему безопасности, о которой мы поговорим в этой статье.

Защита документов Microsoft Word

Редактор разрешает поставить ЭЦП и парольную защиту на два вида документа:

  • Пароль для модификации документа
  • Пароль для открытия документа

Рисунок — 1

Microsoft Word разрешает вводить пароли длиной до 15 символов. Оба пароля запрашиваются при открытии документа. При отказе ввода пароля для модификации документа, документ открывает в режиме чтения. Пароль для открытия документа есть основой для создания ключа шифрования, который шифруется по алгоритму RC4. Также можно установить дополнительные степени защиты над документом:

  • Фиксирование исправлений и записей. Все исправления фиксируются и отмечаются, впоследствии чего они могут быть приняты или отвергнуты автором или редактором документа.
  • Запрещение изменений, кроме комментариев. При просмотре документа можно добавлять только комментарии.
  • Изменение документа запрещено, но разрешено вводить данные в выбранные формы.

Защита VBA-модулей

Встроенный язык программирования VMA добавляет возможности к и так огромному выбору функций в форматах документов Microsoft. VBA-макросы являются практически не ограниченными, так как из макроса можно вызвать функции динамических библиотек, что дает доступ к компьютера в пределах прав конкретного пользователя. Защита содержимого VBA-программ необходима к примеру:

  • для сохранения интеллектуальной собственности, которой есть VBA-программа
  • для сохранения целостности этой программы от модификаций

Защита VBA-модулей

Язык VBA разрешает создавать различные действия при наступлении определенных событий с помощью макросов. Для Microsoft Word это:

  • AutoOpen — вызывается при открытии документа
  • AutoClose – вызывается при закрытии документа
  • AutoExec – вызывается при запуске Microsoft Word
  • AutoExit – вызывается при закрытии Microsoft Word
  • AutoNew – вызывается при создании нового документа

К примеру, если в документе есть макровирус AutoOpen, то при открытии данного документа автоматически выполнится код макроса AutoOpen. Такой макрос может находится в шаблоне. Такие макросы выполняют свой код без ведома пользователя. Такой принцип используется макровирусами для распространения и активизации. Для примера рассмотрим классический макровирус:

  • Макровирус содержится в макросе AutoOpen некоего документа Doc.xdoc
  • Когда пользователь открывает документ, макровирус выполняет функции, а также копирует себя в макросы AutoOpen, AutoNew шаблона Doc.xdoc
  • При открытии незараженого документа макрос копирует себя в новый документ
Читайте также:  Как охладить процессор компьютера - компьютерные советы

Microsoft Word предлагаю цифровые сертификаты в виде защиты от макровирусов. Реализация цифровых сертификатов основана на том, что при открытии документа который содержит VBA-модули, реализуется проверка электронной подписи VBA-модуля. Макросы блокируются, так как их подпись будет неверная.

Проблемы защиты документов Microsoft Word

Подсистема безопасности Microsoft Word имеет ряд недостатков. Начиная с паролей, то любая парольная защита в сравнении и генерированого пароля на основе крипрографического ключа имеет ряд недостатков:

  • Пользователи могут небрежно относится к паролям, и вводить употребляемые фразы.
  • Часто используют краткие пароли, что разрешает быстрее проводить атаку грубой силы.

Также проблемы безопасности усугубляется следующими аспектами:

  • Шифрование RC4 который используется для шифрование документов, имеет ключ длинной до 128 бит. Microsoft Word ограничивает пароль до 15 символов, что означает длину пароля 9 байт. Тем самым эффективная длина ключа в 2 раза меньше чем предусмотрено алгоритмом RC4.
  • Можно использовать односимвольные пароли
  • Существуют утилиты автоматического подбора пароля для Microsoft Word.

Отсутствие реальной защиты VBA-модулей

Для анализа защиты VBA-модулей была реализована возможность создать макрос в документе, который ставит русский язык для выделенного фрагмента:

  • Sub Macro()
  • Selection.LanguageID = wdRussian
  • Selection.NoProofing = False
  • Application.CheckLanguage = True
  • End Sub

Затем было поставлен пароль на этот документ от просмотра содержимого. Затем было просмотрен этот документ в редакторе DOS, и была видна следующая картина:

  • SelectionZo0 A ©Ä LanguageIDис0 A ©Ä wdRussian=W0 A ©Ä NoProofing^]0 ÆA ©Ä Applicatione*0 A ©Ä CheckLanguageщ¯0 ¨

Видно, что отсутствует реальная защита VBA-макроса от просмотра. Совет таков, что VBA-макросы выносит максимально во внешние DLL.

Источник: http://infoprotect.net/varia/zasccita_dokumentov_word

Как защитить MS Word документ паролем?

Здравствуйте.

Тем у кого много документов MS Word и тем кто часто с ними работает, наверное, хоть раз приходило в голову, что тот или иной документ неплохо было бы скрыть или зашифровать, чтобы его не прочитали те, для кого он не предназначен.

Примерно такое произошло и со мной. Оказалось все довольно просто, причем никакие сторонние программы для шифрования не нужны — все есть в арсенале самого MS Word.

И так, начнем…

1. Защита документа паролем, шифрование

Для начала хочу сразу же предупредить. Не размещайте пароли на всех подряд документах, там где надо и не надо.

В конечном итоге сами забудете пароль от какого-нить документа и придется его создавать заного. Взломать пароль шифрованного файла — практически нереально.

Есть в сети какие-то платные программы для сброса пароля, но лично не использовал, поэтому комментариев о их работе не будет…

MS Word, приводимый на скриншотах ниже, версии 2007г.

Щелкаете по «круглому значку» в левом верхнем углу и выбираете опцию «подготовить—>зашифровать документ«. Если у вас Word более новой версии (2010г. например) — то вместо «подготовить», будет вкладка «сведения».

Далее вводите пароль. Советую вводить такой, который вы не забудете, даже, если откроете документ через год.

Все! После того, как вы сохраните документ, открыть его можно будет только тому, кто знает пароль.

Удобно использовать, когда вы пересылаете документ по локальной сети — если кто-то скачает, кому документ не предназначен — он все равно не сможет его прочитать.

Кстати, такое вот окно будет всплывать при каждом открытие файла.

Если пароль будет введен неверно — MS Word сообщит вам об ошибке. См. скриншот ниже.

2. Защита файла(ов) паролем при помощи архиватора

Честно говоря, не помню, есть ли подобная функция (задания пароля на документ) в старых версиях MS Word…

В любом, случае, если ваша программа не предусматривает закрытие документа паролем — можно обойтись сторонними программами. Лучше всего — воспользоваться архиватором. Уж 7Z или WIN RAR наверняка установлены на компьютере.

Рассмотрим на примере 7Z (во-первых, он бесплатен, во-вторых — сжимает сильнее(тест)).

Щелкаете правой кнопкой мышки по файлу, и в контекстном окне выбираете 7-ZIP—>Добавить к архиву.

Далее перед нами всплывет довольно крупное окно, в нижней части которого можно включить пароль на созданный файл. Включаем и вводим его.

Рекомендуется включить шифрование файлов (тогда пользователь, который не знает пароль, не сможет даже увидеть имена файлов, которые будут находится в нашем архиве).

Если все сделали правильно, то когда вы захотите открыть созданный архив, он попросит вас сначала ввести пароль. Окно представлено ниже.

3. Заключение

Лично, пользуюсь первым способом довольно редко. За все время «запаролил» 2-3 файла, и лишь для того, чтобы передать их по сети в торрент программах.

Второй способ более универсален — им можно «запаролить» любые файлы и папки, к тому же информация в нем будет не только защищена, но и хорошо сжата, а значит меньше отнимать место на жестком диске.

Кстати, если на работе или на учебе (например) вам не разрешается использовать те или иные программы, игры — то их можно поместить в архив с паролем, и время от времени извлекать из него и использовать. Главное не забывайте после использования удалять незаархивированные данные.

PS

Как прячете свои файлы?=)

Источник: https://pcpro100.info/kak-zashhitit-ms-word-dokument-parolem/

Как защитить информацию в MS Word. Безопасность

Допустим, что после отправки письма с указанным файлом в отдел продаж оно попало к конкуренту. Последний, просмотрев различные версии документа, сможет с легкостью оценить ваш текущий уровень и ожидаемые результаты, а также своевременно передать информацию своим разработчикам.

Кроме того, в свойствах документа могут содержаться имя и адрес электронной почты автора документа, поэтому будет считаться, что он добровольно предоставил документ в пользование конкурентов.

Как же организовать защиту частной информации и уберечь ее от нежелательного доступа?

Ответить на этот вопрос мы попытаемся в этой статье. Мы рассмотрим также места в документе, где могут храниться метаданные, и опишем способы, с помощью которых эти данные можно удалять, осуществляя тем самым защиту документа.

Прежде чем перейти к делу, отметим, что в качестве тестируемого объекта в данной статье рассматриваются английские версии широко известного и популярного текстового редактора Microsoft Word — Word 2000 и Word 2002 — входящие в пакет Microsoft Office (Будут добавлены команды и рисунки из русской версии MS Office ХР – 2003. Ред.ПК).

Следует подчеркнуть, что, несмотря на общность и преемственность указанных версий данного редактора, они все же имеют некоторые отличия в своей функциональности. На это в первую очередь стоит обратить внимание читателям, которые сразу сядут за свой персональный компьютер.

Как получить доступ к персональной информации

Начнем с самого простого — покажем, как без особых ухищрений подобраться к персональной информации. Это делается с помощью единственной функции Microsoft Word, позволяющей просматривать текст без его форматирования.

Оказывается, данная функция может быть использована для просмотра метаданных, связанных с конкретным документом. Получить доступ к этим данным может каждый. Для этого необходимо:

  1. Запустить редактор Microsoft Word.
  2. В пункте главного меню File нажать Open.

    (Файл/Открыть)

  3. В появившемся диалоге в разделе Files of type (Тип файлов) задать Recover Text from Any File (Восстановление текста из любого файла), выбрать документ формата Microsoft Word и нажать кнопку Open (Открыть) (см. Рис.1).

Рисунок 1.

Открытие документа/Восстановление текста из любого файлаПри этом откроется неформатированный документ, внимательный просмотр которого позволяет без труда отыскать информацию, содержащую имя автора документа и путь, по которому можно найти сохраненный документ.

Учитывая все вышеописанное, рекомендуем: перед тем как предоставлять документ другим пользователям, просматривайте скрытую информацию с тем, чтобы решить, стоит ли ее оставлять в данном документе для всеобщего обозрения.

Например, выбрав режим Track Changes (Исправления) в главном меню Tools (Сервис) редактора Microsoft Word, а затем пункт Versions (Версии…) из меню Files (Файл) или задав режим Allow Fast Saves (Разрешить быстрое сохранение) с помощью флаговой кнопки в подменю Options (Параметры) меню Tools (Сервис), можно проследить за любой скрытой или удаленной информацией, которая потенциально могла бы остаться в редактированном документе. (Об этом подробно пойдет речь чуть ниже, о каждом из перечисленных примеров, с демонстрацией рисунков Ред. ПК)Как видите, получить доступ к персональной информации достаточно просто. Естественно, возникает резонный вопрос о том, какие же существуют способы защиты конфиденциальной информации от посторонних глаз. Далее вниманию читателей будут предложены несколько самых распространенных приемов.

Удаляем персональные данные из документов

В текущей версии редактор Word предоставляет пользователю самые широкие возможности в работе с персональными данными, начиная с ручного и заканчивая программируемым способом удаления информации.

В силу того что в рамках данной статьи мы не затрагиваем вопросов написания специализированных программ, остановимся на наиболее простых и доступных широкому кругу читателей способах.В первую очередь необходимо убедиться, что некая персональная информация была удалена во время сохранения документа.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

  1. В главном меню Word выбрать пункт Tools (Сервис), а в нем подменю Options (Параметры). В появившемся диалоге открыть закладку Security (Безопасность).

  2. В разделе Privacy options (Параметры защиты конфиденциальной информации) активировать флаговую кнопку Remove personal information from this file on save (Удалять личные сведения из свойств файла при сохранении) и нажать клавишу OK.
  3. Сохранить документ (см. Рис.2).

Рисунок 2.

Диалоговое окно Параметры/БезопасностьПри этом из документа удаляется, например, следующая персональная информация:

  • свойства файла: автор, руководитель, компания и имя сохранившего последнюю версию документа;
  • имена пользователей, имеющих отношение к комментариям и режиму слежения за изменениями (track changes – Исправлениями Ред.

    ПК);

  • имя Saved by (Сохранено) заменяется на Author;
  • заголовок e-mail-сообщения, который генерируется кнопкой E-mail на панели инструментов.

Следует подчеркнуть, что указанная операция не устанавливается в редакторе Word по умолчанию.

И даже если такой флаг установлен, он будет относиться только к текущему активизированному окну с документом. Поэтому этот режим должен устанавливаться для каждого документа отдельно.

Еще одним способом, заслуживающим внимания, является метод удаления персональной информации вручную.

В свойствах документа (Об этом мы говорили в предыдущем посте Ред. ПК) (внутри файловой структуры) хранится информация о самом документе: имя файла документа, место его хранения, дата создания и другие файловые атрибуты. Вместе с тем в свойствах документа могут храниться и другие метаданные, такие как имя автора, название компании и редактор документа (см. Закладка Документ в Свойствах документа Ред. ПК). Эту информацию можно собственноручно удалить из свойств документа, используя следующую последовательность действий:

  1. Открыть документ в редакторе Word.
  2. В разделе главного меню File (Файл) выбрать пункт Properties (Свойства).
  3. В появившемся многостраничном диалоге на каждой закладке Summary (Общие), Statistics (Статистика), Contents (Состав) и Custom (Прочие) может содержаться информация конфиденциального характера. Для удаления ненужной или нежелательной информации необходимо выделить ее и удалить с помощью клавиши DELETE.

Безусловно, вышеуказанные процедуры можно автоматизировать и запрограммировать, сделав этот процесс быстрым и удобным. Однако описание принципов программирования в Word выходит за рамки данной статьи и мы отсылаем читателя к специализированной литературе.

Где скрывается информация

Основное правило, которым руководствуются практичные люди, гласит: «Семь раз отмерь — один раз отрежь». Этот жизненный принцип можно с успехом применить к работе с документами. Всегда ли надо спешить расставаться с персональной информацией? Где хранится скрытая информация? Какие существуют способы просмотра скрытой информации? На эти вопросы будет дан ответ в этом разделе.

Скрытую информацию можно найти в функциях слежения за изменениями (track changes – Исправлениями Ред.ПК) и функциях комментирования (comments – Заметки на панели инструментов Рецензирование или команда Вставка/Примечание Ред.ПК), являющихся для редактора Microsoft Word по большей части сервисными.

Они позволяют сохранять промежуточную информацию о форматировании, текстовых вставках, удалениях, замечаниях и т.п., иными словами — могут активно использоваться в процессе работы над документом одним или несколькими авторами. В этом случае, выбрав режим воспроизведения всех сервисных функций, можно увидеть все внесенные изменения с именами авторов.

Это делается с помощью пункта меню Show (Команда Показать доступна на панели инструментов Рецензирование Ред. ПК).

Следует иметь в виду, что при работе над любым документом желательно придерживаться двух простых правил.

Первое правило гласит, что перед удалением любой информации полезно распечатать отредактированный документ вместе с комментариями. Таким образом, в любой момент можно будет внести эту информацию в новую версию документа.

Для того чтобы визуализировать изменения или комментарии, нужно в главном меню View (Вид) выбрать пункт Markup (Разметка) (см. Рис.3).

Рисунок 3. Команда Вид/Разметка

Второе правило в основном касается тех, кто забывает следить за наличием вспомогательной информации в отправляемом или передаваемом документе.

Для таких пользователей предусмотрен автоматический анализатор наличия включенного режима track changes (Исправления), который выдаст предупреждение о наличии в документе информации редактирования при попытке его распечатать, сохранить или отправить по электронной почте из редактора Word.

Для включения этого режима в разделе главного меню Tools (Сервис) в диалоговом окне Options (Параметры) нужно выбрать закладку Security (Безопасность) и в ней с помощью флаговой кнопки задать режим Warn before printing, saving, or sending a file that contains tracked changes or comments (Предупреждать перед печатью, сохранением и отправкой файла, содержащего записанные исправления и замечания) (См. Рис. 2). Итак, смысл второго правила: всегда держите включенным анализатор track changes (Исправлений).

Вторым местом, где может храниться конфиденциальная информация, является режим hidden text (Скрытый текст) Microsoft Word. Этот режим позволяет показывать или скрывать заданный текст с помощью специальной процедуры форматирования символов, делающей их невидимыми.

Например, в процессе редактирования текста в режиме hidden text (скрытый текст — специальные неотображаемые символы в файле документа) можно делать для себя какие-либо пометки.

Для просмотра скрытого текста в разделе главного меню Tools (Сервис) нужно выбрать пункт Options (Параметры), а в закладке View (Вид) — режим Hidden text (Скрытый текст) в разделе Formatting marks (Знаки форматирования) (см. Рис. 4).

Рисунок 4. Диалоговое окно Параметры/Вид/Скрытый текст

При этом Word пометит скрытый текст с помощью точечной линии подчеркивания. К сожалению, разработчики редактора не предусмотрели автоматического анализатора в документе скрытого текста.

Однако существует весьма простая процедура его удаления из тела документа при печати.

Для этого надо в разделе главного меню Tools (Сервис) выбрать пункт Options (Параметры), затем — закладку Print (Печать) и активировать флаговую кнопку Hidden text (Скрытый текст) в разделе Include with document area (Печатать) (см. Рис. 5)

Рисунок 5. Диалоговое окно Параметры/Печать/Скрытый текстВо всех остальных случаях придется удалять текст вручную.

Третьим источником нежелательной утечки информации могут быть неудаленные предыдущие версии документа (см. Рис. 6).

Рисунок 6. Команда Файл/Версии…/ЗаметкиВ редакторе Word предусмотрена возможность сохранения в одном и том же файле нескольких версий документа. Эти версии присутствуют в файле в режиме скрытого текста и могут удаляться по мере необходимости. Они доступны для всех пользователей, причем остаются в документе, даже если он сохраняется в другом формате.Поэтому такие версии следует вовремя удалять, для чего существует несколько способов.

  1. Первый способ предусматривает сохранение предыдущих версий документа. При этом текущая версия сохраняется в виде отдельного документа. Для этого в главном меню File (Файл) нужно выбрать пункт Versions (Версии…). Затем выбрать версию документа, которую необходимо сохранить в виде отдельного файла. Далее нажать клавишу Open (Открыть) и в главном меню File (Файл) выбрать Save As (Сохранить как…). В появившемся диалоге задать имя файла и нажать клавишу Save (Сохранить).
  2. Второй способ заключается в удалении нежелательных версий из документа, для чего потребуется выполнить следующие действия. В главном меню File (Файл) нужно выбрать пункт Versions (Версии…), затем — версию документа, которую предполагается удалить (для выбора более чем одной версии необходимо удерживать нажатой клавишу Ctrl). Далее нужно нажать кнопку Delete.

Молчаливые хранители скрытой информацииМногие читатели и не подозревают, что некоторые процедуры в Word сохраняют метаданные по умолчанию. И уж наверняка не догадываются, что блокирование этих процедур позволяет удалять нежелательные метаданные из документов.Расскажем об этом подробнее.

Во-первых, рассмотрим метод быстрого сохранения документа. Отметим, что он работает, если помечена флаговая кнопка Allow fast saves (Разрешить быстрое сохранение).

Однако не все знают, что если открыть документ, который редактировался в этом режиме, в виде текстового файла (см. Рис.1), то он может содержать информацию, которая прежде была удалена из документа.

Это происходит потому, что режим быстрого сохранения добавляет внесенные изменения в конец документа, не учитывая все изменения (включая удаленную информацию), проводимые в самом документе.

Поэтому для полного удаления стертой из документа информации необходимо отключить режим быстрого сохранения. Для этого в главном меню Word нужно выбрать Tools (Сервис), затем раздел Options (Параметры) и диалог Save (Сохранить) (см. Рис. 7).

Рисунок 7. Диалоговое окно Параметры/Сохранение/Разрешить быстрое сохранениеПосле отключения этого режима нужно сохранить документ.

Во-вторых, рассмотрим процедуру объединения документов.

Читайте также статьи:

Как сравнить документы Word
Рецензирование область проверки исправлений
Сервисы Word. Исправления. РецензированиеПри сравнении и объединении документов Word использует случайно генерированные числа для удобства слежения в дальнейшем за соответствующими документами. Несмотря на то что эти числа являются скрытыми, потенциально они могут быть использованы для демонстрации того, что документы имеют общий источник. Для прекращения хранения случайных чисел во время процесса объединения документов необходимо выполнить следующие действия:

В меню Tools (Сервис) запустить команду Options (Параметры). В появившемся многостраничном диалоге выбрать диалог Security (Безопасность) (см. Рис.2).

Дезактивировать флаговую кнопку Store random number to improve merge accuracy (Сохранить случайное число для повышения точности слияния) .Однако следует отметить, что за конфиденциальность придется заплатить — результат слияния документов не будет оптимальным: для редактора Word будет проблематично определить количество связанных документов.

Знание — сила

У каждого, кто прочитал эту статью, безусловно, сложится собственное мнение о проблеме защиты информации на персональном компьютере и каждый будет волен принять свое решение.

Можно следовать перечисленным правилам и не уберечь информацию, но можно потерять ее, если не прилагать никаких усилий. В статье были рассмотрены наиболее простые способы предотвращения утечек информации.

Кроме того, как отмечалось выше, существует ряд программ для решения многих из вышеупомянутых проблем, которые, несомненно, позволят существенно облегчить процедуру проверки содержания в документах нежелательных для распространения данных. Однако это уже тема для другой статьи.

В заключение хотелось бы отметить, что, предохраняя персональную информацию, можно не только защитить свой бизнес, знания и опыт, но и дать решительный отпор нечистым на руку людям.

Источник: http://polzacompa.blogspot.com/2008/11/ms-word.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector